報告は簡潔に、結論を先に話そう

この業界の中では報告や連絡と言ったことが苦手な方が多くいると思います、
また今の時期、新社会人となられた方も多いと思いますので、
会社で報告をする際のちょっとしたコツを紹介します。

報告を物語にしない

報告をするときは物語調で話さないことです。物語調というのは言わゆる起承転結で構成されたもので、聞き手側にこの後どうなるんだろう?と話の過程からのその先を想像させて引き込む話し方になります。
ですが、物語調で話をすると、本来必要のない内容まで話してしまうため、報告としては長く時間がかかってしまいます。
報告を聞く側は過程よりも結果が聞きたいのです。
まずは結論から話すことが重要です。

結論と一緒に言い話なのか悪い話なのかを話す

結論から話す場合、さらに意識してもらいたいことがあります。それは、その結論がいい話なのか悪い話なのかを一緒に言うことです。
例えば、作業の報告の場合に
「今日予定して作業については予定通り完了しました」、または
「今日予定して作業について、予定通り終われなかったものがあります」と、
まず、いい話なのか、悪い話なのかを言って欲しい欲しいです。
なぜなら、先にいい話なのか悪い話なのかを言ってもらえると、深刻に聞かないといけない話なのかそうでないのか聞き手側が心構えができるからです。

結論⇒理由⇒予定の順で報告

報告の時は
 1.結論(言い話か悪い話か)
 2.理由
 3.報告内容に対して今後の予定
の順番に話をするようにしましょう。
また報告は、できるだけ簡潔に話すようにしましょう。
最初から詳細も含めて長いを話されると、聞き手側もなにを聞かされているのかわかりにくくイライラしてきます。
細かい過程などは、聞き手側から聞かれたら補足していけばいいのです。

ここで簡単な報告例を紹介します、参考にしてください。

作業の報告の場合
 ・結論
  「今日予定して作業について、予定通り終われなかったものがあります。」
 ・詳細
  「終われなかった理由は予定外の作業が入りそちらの作業に時間を取られたためです。」
 ・予定
  「予定外の作業はすでに終了しているため、明日は予定通りに作業を終わらせれる見込みです。」

障害調査の報告の場合
 ・結論
  「システムに問題があり、◯◯の機能が使えなくなっていましたが、現在は修正が完了し、正常に使えるようになっています。」
 ・詳細
  「原因は△△の処理で判定が間違っていたためです。」
 ・予定
  「このような問題を再発させないために、今後、テストの強化など対策を立てていきます。」

作業報告の場合の予定外の作業がどういったものなのかや、
障害調査の報告の場合の△△の処理で判定がどういったロジックなのかというような説明は最初からする必要はなく聞き手側から聞かれたら説明すればいいのです。

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